Hogyan küldjünk e-mailt
|
|
Stílusunk mindenre rányomja a bélyegét, így a levezésünkre is. Az alábbiakban röviden összefoglaljuk, kire milyen levelezési stílus jellemző.
Piros A piros stílusú emberek gyorsan akarnak eredményt elérni. Számukra az e-mail gyorsasága és direktsége miatt vonzó, azért nyúlnak ehhez az eszközhöz, mert akkor, abban az esetben ezt találják a leghatékonyabb módszernek. Így tehát ha egy olyan e-mailt olvasol, amely egyetlen, egyenes, tömör, valószínűleg felszólító módban írott mondatot tartalmaz, akkor majdnem biztos lehetsz benne, hogy azt egy piros írta. Az ilyen e-mailekben nincs bevezetés, kedves érdeklődés, néha még a megszólítás is hiányzik belőle, az aláírás is lehető legtömörebb. A pirosak ilyen e-mail várnak másoktól is. Ha egy e-mail túl hosszú, legörgetnek a végére, és megnézik, van-e kérdés vagy elintéznivaló odaírva, ha nincs mennek tovább a következő levélre. (Igen, ha te a különleges érzékeny, óvatosan megfogalmazott igényedet valahová a levél közepére rejtetted el, ne csodálkozz, ha nem kapsz választ.) Ezért ha egy pirosnak írsz, a te leveled is legyen rövid, lényegretörő, használj pontokba szedett felsorolást. Pirosként érdemes néha arra gondolni, hogy néha céljaidat is hatékonyabban érheted el, ha kedvesebb vagy az emberekkel. Egy jó szó néha csodát tesz: különösen a többi típus tudja nagyra értékelni, ha köszönnek neki. Sárga A sárga típusba tartozók nem nagyon szeretnek e-mailt írni: inkább beszélgetnek (még inkább beszélnek). Ha mégis írnak, akkor hajlamosak laza, közvetlen stílust megütni. A leveleikben is - mint az életben - csaponganak, néha több Post Scriptumot fűznek a levélhez, a csatolmányt gyakran lefelejtik. Ezért aztán ők is jobban reagálnak azokra a levelekre, amelyben van személyesség: akár a hangnemben, akár a megszólításban, akár a tartalomban. A levelezést a kapcsolattartás egyik módszerének tartják. Különösen nagyra értékelik a humort, vagy az elismerés hangjait. Ha te sárga típusú vagy, ne feledd, hogy egy e-mail nem egyenlő egy SMS-sel, vagy egy Facebook-üzenettel. Az e-maileket nemcsak jóbarátoknak küldöd, sőt, néha továbbítják is őket, ismeretleneknek. Gondolj bele, kik kaphatják meg, hogy velük is olyan viszonyban vagy-e hogy elnézzék neked stílusod egyéni vonásait és extravaganciáidat. Zöld A zöld stílusú emberek türelmesek, lojálisak és törődnek másokkal. Leveleik is kedvesek, tapintatosak, alaposak, gyakran hosszúak és részletesek. Nagyon figyelnek arra, kinek írják a levelet, a leveik hangneme személyre szabottan barátságos. Ők is azt szeretik, ha a levél személyesen neki szól. Nem jól tűrik, ha fontos információkat, döntéseket, nagyobb változásról szóló értesítéseket kapnak e-mailben. Ilyenkor érdemes a levélben alaposan elmagyarázni nekik a hátteret, de még jobb személyesen, vagy legalább élőszóban eléjük tárni a hátteret. H te sárga stílusú vagy, célszerű, ha leveleidben törekszel némi pontosságra és konkrétumokat is megfogalmazol. Más stílusú személyiségek nem biztos, hogy ki tudják hámozni az elképzeléseidet, ha csak nagyon finoman és áttételesen utalsz rájuk (még ha számodra nyilvánvalóak is a céljaid). Dátumok, pontos elvárások, feladatok: minél direktebben írod le őket, annál többen fogják megérteni őket. Kék A kék stílusúak igazán elemükben érzik magukat, ha e-mail írhatnak: ez az egyik kedvenc kommunikációs formájuk. Először is: az írás megmarad. Másodszor is: a levélnek szabályai vannak, és nem szól közbe senki. És rengeteg információt lehet vele közölni. Ha hosszú, adatokkal és információval tömött, részletes levelet kaptál, akkor szinte biztos, hogy kék stílusú ember küldte. Ha kéknek írsz, írj mindenre kiterjedő és hibátlan levelet, Tartsd be a formaságokat, figyelj a helyes megszólításra és aláírásra is. Ügyelj arra is, kik kapják meg még a levelet a címzetten kívül: a kékek számára ennek különös jelentősége van (és általában gyanakszanak is, kik kapták meg a levelet titokban (bcc)). Érzelmek, pongyolaság, direkt megfogalmazások lehetőleg kerülendők. És ne lepődj meg, ha egy kék nem válaszol azonnal (inkább akkor lepődj meg, ha azonnal válaszol). Ha te kék stílusú vagy, rendezd úgy levelet, hogy a lényeg legyen elől, és a részletek később. Próbáld kiemelni a lényeget, és bármilyen elfogadhatatlan lazaság is a számodra, fogadd el, hogy vannak, akik csak végigfutnak egy levelet.
|
